Você gosta de acordar com um
despertador muito alto, com alguém te dando um susto ou jogando um balde de
água no seu rosto? Imagino que a mesma resposta seja válida para o início do
seu dia no trabalho.
Quem gosta de chegar no
escritório e encontrar a mesa caótica? Ou pilhas de documentos em que um GPS é
necessário para se localizar? A caixa de e-mails com pendências acumuladas de
diversos dias ou semanas? Nenhuma ideia de como será seu dia ou planejamento
zero sobre o que você deve fazer antes?
Estamos trabalhando cada vez
mais, e o cenário só tende a se tornar mais desafiador. Fusões e aquisições,
globalização, mais competição, economia em crise, mobilidade do trabalho pelos
avanços tecnológicos – fatores que contribuem para tornar o volume de trabalho
cada vez maior. Por conta disso, administrar bem seu tempo e produtividade
pessoal se transformou em uma competência crucial para seu sucesso profissional
e também para o equilíbrio em sua vida pessoal.
De acordo com Lynn Taylor,
especialista em ambientes de trabalho e autor consagrado sobre o tema nos EUA,
“Metade do segredo em ser produtivo no trabalho está em como você termina seu
dia e como isso afeta o início do dia seguinte”.
Trata-se do efeito bola de
neve, em que sua postura na gestão de seu tempo e entregáveis hoje interfere
diretamente em como será seu dia de trabalho amanhã.
E a questão não é só ligada
a gestão pessoal e organização, mas também a como você se sente. Terminar um
dia com a sensação de dever cumprido e controle sobre sua pauta e ambiente é
vital para sua produtividade, atitude com o trabalho e realização pessoal, o
que interfere diretamente em sua disposição para levantar no dia seguinte e encarar
o trabalho com vontade e foco.
Existe, ainda, o reflexo
para a vida pessoal, pois a sensação de não ter terminado de forma adequada o
dia traz reflexos para casa, para a relação com a família e para os momentos de
lazer e descanso. A causa pode estar tanto na sensação de dever inacabado, que
pode gerar peso na consciência, no stress gerado pela preocupação do que se vai
encontrar no dia seguinte, ou nas consequências de não ter cumprido com suas
responsabilidades (ou com o que se esperava de você). Isso pode ser a origem de
diversos problemas em seu dia a dia, como ansiedade, sono interrompido,
mau-humor e até desconexão com a família.
Outro aspecto fundamental
diz respeito à tecnologia.
Computadores, tablets e smart-phones têm um papel
fundamental em nossa produtividade e ao controle de nossa pauta de entregáveis
no trabalho. Mas se não impusermos limites saudáveis para seu uso, as
consequências podem ser devastadoras. Com a mobilidade do trabalho, que se
tornou acessível via celular ou tablet em qualquer lugar e a qualquer hora,
permanecemos conectados como se usássemos coleiras eletrônicas. Ou seja, não
nos desligamos mais dos assuntos do escritório. Além da possível criação de uma
cultura tóxica onde todo mundo tem que responder e-mails a qualquer hora do dia
e da noite, algo extremamente improdutivo pela fragmentação e falta de
profundidade, a principal consequência do vício em tecnologia está na vida
pessoal, quando passamos a ter dificuldade em estabelecer conexões reais com
quem mais gostamos, pela eterna compulsão de checar e-mails do trabalho no
smart-phone, acessar as redes sociais e assim por diante. Com isso, a vida
digital se sobrepõe à vida real.
Ou seja, não descansamos por conta da
conectividade eterna, e não nos recarregamos emocionalmente, pelas interações
pessoais interrompidas e superficiais. O resultado? Infelicidade na vida
pessoal e menor produtividade no trabalho.
Portanto, o equilíbrio é
fundamental, e exige planejamento para podermos administrar bem o tempo no
trabalho, em prol de mais produtividade e tempo para a vida pessoal. Confira, a
seguir, algumas dicas práticas de como se tornar mais produtivo e administrar
melhor seu tempo:
1. Mantenha um check-list
diário – além de uma lista atualizada diariamente de suas tarefas e entregáveis,
crie algum tipo de controle para saber o que é mais importante e/ou urgente
(pode ser uma marcação com cores, por exemplo). Isso vai te ajudar a resolver
as questões mais prementes antes. Lembre-se, ainda, de planejar seu dia,
reservando momentos mais tranquilos para a análise de documentos mais pesados
ou que requerem mais atenção de sua parte.
2. Faça pausas durante o dia
para ser mais produtivo, a cada 2 horas. Levante, se espreguice, tome água,
bata um papo rápido com os colegas. Isso vai revigorar sua atenção e energia.
Mas cuide para não virar este hábito contra você mesmo, por fazer pausas longas
demais ou muito frequentes, que ao invés de ajudar, vão gerar acumulo de
trabalho para o fim do dia ou para o dia seguinte.
3. Converse com seu chefe e
colegas para validar suas tarefas mais importantes. Não é raro acharmos que um
determinado item deve ser nossa prioridade, e descobrirmos que um novo projeto
passou a figurar como o mais importante, depois de conversarmos com outras
pessoas. Além disso, este hábito permite revalidar cronogramas e assegurar que
o time está alinhado em relação às prioridades da pauta coletiva.
4. Ao final de um dia,
revise e planeje as atividades do dia seguinte. Leve em consideração as
reuniões, ligações e demais compromissos já previstos, para poder planejar como
pretende dar conta das tarefas mais importantes a serem entregues.
5. Arrume sua mesa. Uma mesa
ou local de trabalho bagunçado é um fator de stress e também um sinalizador de
sua falta de organização para os outros.
6. Mantenha sua caixa de
e-mails em dia. Verifique se deixou alguma mensagem importante sem resposta,
bem como planeje quais devem ser respondidas em primeiro lugar no dia seguinte.
E sempre reserve uma parte de um dia, durante a semana, para colocar sua caixa
em dia.
7. Finalize suas tarefas e
não deixe itens inacabados. A sensação de deixar as coisas pela metade gera
stress e não permite a desconexão com o trabalho, além de ser fonte de
ansiedade pela possível cobrança que podemos ter no futuro.
8. Aprenda com seus erros
para não repetí-los. Avalie o que está fazendo de errado e tente mudar seus
hábitos. Peça e aceite feedback de colegas e de seu chefe e procure realmente
modificar comportamentos tóxicos ou auto armadilhas criadas por você mesmo em
sua rotina.
Por fim, desligue a chave do
trabalho ao sair do escritório.
Deixe os assuntos do trabalho no trabalho. Use
a mesma disciplina do lado profissional para sua vida pessoal e programe uma
rotina semanal com exercícios físicos, tempo de qualidade com a família, a
prática de um hobby e momentos de descanso e lazer. Com a mudança de canal
cerebral, sua vida terá mais equilíbrio. E seu trabalho, mais produtividade.
Fonte: Exame
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