Quantas vezes você tinha algo importante para fazer, mas sentiu preguiça e adiou a execução? Ou então alguém de sua equipe age exatamente dessa forma, prejudicando todo o grupo? Se você não vivencia nenhuma das situações, parabéns! Considere-se alguém ou parte de um time que sabe como administrar o tempo e as prioridades.
Porém, caso se identifique com os exemplos, é preciso rever as atitudes e evitar a procrastinação, isto é, empurrar com a barriga.
Faltam dados para mensurar o quanto a falta de foco e os adiamentos impactam na produtividade do funcionário. Mas não restam dúvidas de que isso acontece, tanto criou-se o termo "vício da postergação", que é o hábito das pessoas de adiar tarefas até o limite.
De acordo com Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial, uma das maiores reclamações nas empresas é a falta de tempo para o trabalho e para a realização pessoal. Percebo que muita gente tem tempo de sobra, só não sabe como administrá-lo e se perde entre as urgências e as atividades importantes, avalia. Adiar o que precisa ser feito é um dos motivos pelos quais algumas pessoas dizem que gostariam de que o dia tivesse mais de 24 horas.
Agir sem planejamento parece não ter conseqüências muito grandes à primeira vista. A situação se complica quando imprevistos modificam o rumo das coisas e não é possível terminar a tempo uma tarefa. A publicitária Valéria Brunoro, que trabalha no Rio de Janeiro, sabe que isso é uma armadilha. Ela tinha o costume de deixar as tarefas para o final da semana. Às quintas e sextas-feiras, não tinha hora para sair da agência para conseguir dar conta de tudo. Ela sempre conseguia, o que trazia uma sensação de conforto. Até a vez em que ficou doente numa quarta-feira e não pôde trabalhar nos dias seguintes. Como nada tinha sido feito anteriormente, o prazo não foi cumprido e ela teve de dar explicações ao chefe. Ficou claro que eu ficava três dias à toa e depois fazia hora extra. Não fui demitida, mas foi muito constrangedor, conta. A partir daí, ela nunca adiou a execução de nenhum projeto. Acontece até de entregar antes.
Para evitar esse tipo de saia-justa, Barbosa, que escreveu livros como A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal (Editora Campus), e Você, Dona do Seu Tempo (Editora Gente), dá algumas dicas para organizar melhor o dia a dia:
- Comece por algo pequeno Às vezes, sentimos preguiça e pouca disposição para executar as atividade que programamos. A dica é começar por coisas simples, fáceis e pequenas, pois isso ajuda a entrar no ritmo. Um bom exemplo é focar-se em responder e-mails ou fazer ligações.
- Divida em pequenas partes Temos a tendência de procrastinar coisas grandes, chatas ou complexas. Nesse caso, a saída é planejar essa atividade em pequenos pedaços, mas distribuídos em vários momentos ou dias. Agir assim, evita focar um dia só naquela atividade e fica menos cansativo fazer partes menores, o que minimiza os possíveis atrasos de última hora.
- Crie recompensas Parece coisa de psicologia infantil, mas a motivação funciona. Pense na recompensa, no elogio ou no reconhecimento que receberá ao finalizar essa atividade. Isso ajudará a seguir em frente.
- Foque nas tarefas O que você está fazendo agora é uma tarefa importante? Se for, ótimo, está no caminho certo. Mas se não for, é provável que esteja perdendo tempo à toa. Quando isso acontece, geralmente, fazemos coisas que não trazem resultados importantes para a nossa vida e atrasam as outras, que deveriam ser a prioridade. É aquele site se acessa fora de hora, o vídeo que recebeu de um amigo por e-mail ou aquele oi via mensagem instantânea. Fique atento!
- Fuja do estresse Vem do ditado popular Primeiro a obrigação e depois a diversão. Quem faz o que precisa ser feito, tem tempo para fazer o que é prazeroso, como um hobby, um passeio com os amigos ou aproveitar a família. São essas coisas que aliviam as pressões do cotidiano e recarregam as baterias.
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