Os líderes precisam se
encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutir
como as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem comparar seus planos de
desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando
nas atividades uns dos outros.
Para conseguir uma reunião
produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar da
reunião. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta, planejada. O
líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes
precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser
facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo,
motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a
tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra.
É fundamental escutar a
todos. Às vezes só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo,
geralmente aquelas que falam melhor e têm maior fluência. Isso deve ser evitado
para que não se deixe de ouvir com atenção aos tímidos, aos que se expressam
com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta. Escutar significa ter a
capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima à que ele
está sentindo e pensando.
O líder deve promover a
participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização,
decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este
processo e preocupar-se para que todos participem ativamente deste. É
necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que
as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Por isso, é
necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com
as dos outros e possibilitando, assim, que todos se escutem.
Existem algumas regras que
fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é
pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes
respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são
as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente,
escrevendo sua própria solução.
Com isso, obtém-se muito
mais ação para que as coisas corram bem. Algumas vezes, a melhor solução pode
ser a combinação de duas ou mais das possíveis soluções oferecidas.
Se você for o responsável
pela direção da reunião, experimente:
Começar a reunião com uma
breve explicação do motivo. Veja, em seguida, se os participantes
compreenderam.
Questionar as causas do
problema ou assunto da reunião.
Fazer resumos do que está
sendo discutido.
Pedir as soluções possíveis,
buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução.
Depois que o assunto for
suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à votação. O
ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para
execução.
Sempre que for conveniente,
nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi
tomada corretamente e no tempo previsto.
Evite expressar suas idéias
pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo
principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão.
Seja flexível. No entanto,
se você tem mais de doze pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que
queira falar obtenha a sua autorização.
Mantenha a reunião ativa,
sem desviar-se do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas.
Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada freqüência, assim
como quando alguém sair do tema. Reforce: "O assunto que estamos
discutindo é... Por favor, não se afaste do tema".
-Procure fazer com que todos
participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua
opinião.
-Quando você participa de
uma reunião, você obtém melhores resultados se todos os participantes
observarem as regras seguintes:
-Fale sem se levantar, a não
ser em uma grande assembléia.
-Fale de maneira breve,
resumida e sobre o tema que se discute.
-Preocupe-se com o seu tom
de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os
participantes estejam ouvindo.
-Admita só uma solução do
problema de cada vez.
-Apóie cada solução que for
sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará
resultado.
-Apresente evidências que
demonstrem que a solução proposta é coerente.
-Evite expressar suposições
ou generalidades numa reunião.
-Ouça atentamente a todos os
participantes.
-Não interrompa quando outra
pessoa estiver falando.
-Em vez de fazer afirmações
diretas, faça perguntas.
Se alguém fizer alguma
afirmação com a qual você não concordar não discuta, pergunte a essa pessoa por
que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará
ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo.
Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.
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